Implementation of a One-Day Living Kidney Donor Assessment Clinic to Improve the Efficiency of the Living Kidney Donor Evaluation: Program Report

Purpose of program: A key barrier to becoming a living kidney donor is an inefficient evaluation process, requiring more than 30 tests (eg, laboratory and diagnostic tests), questionnaires, and specialist consultations. Donor candidates make several trips to hospitals and clinics, and often spend months waiting for appointments and test results. The median evaluation time for a donor candidate in Ontario, Canada, is nearly 1 year. Longer wait times are associated with poorer outcomes for the kidney transplant recipient and higher health care costs. A shorter, more efficient donor evaluation process may help more patients with kidney failure receive a transplant, including a pre-emptive kidney transplant (ie, avoiding the need for dialysis). In this report, we describe the development of a quality improvement intervention to improve the efficiency, effectiveness, and patient-centeredness of the donor candidate evaluation process. We developed a One-Day Living Kidney Donor Assessment Clinic, a condensed clinic where interested donor candidates complete all testing and consultations within 1 day.Sources of information: The One-Day Living Kidney Donor Assessment Clinic was developed after performing a comprehensive review of the literature, receiving feedback from patients who have successfully donated, and meetings with transplant program leadership from St. Joseph's Healthcare Hamilton. A multistakeholder team was formed that included health care staff from nephrology, transplant surgery, radiology, cardiology, social work, nuclear medicine, and patients with the prior lived experience of kidney donation. In the planning stages, the team met regularly to determine the objectives of the clinic, criteria for participation, clinic schedule, patient flow, and clinic metrics.Methods: Donor candidates entered the One-Day Clinic if they completed initial laboratory testing and agreed to an expedited process. If additional testing was required, it was completed on a different day. Donor candidates were reviewed by the nephrologist, transplant surgeon, and donor coordinator approximately 2 weeks after the clinic for final approval. The team continues to meet regularly to review donor feedback, discuss challenges, and brainstorm solutions.Key findings: The One-Day Clinic was implemented in March 2019, and has now been running for 4 years, making iterative improvements through continuous patient and provider feedback. To date, we have evaluated more than 150 donor candidates in this clinic. Feedback from donors has been uniformly positive (98% of donors stated they were very satisfied with the clinic), with most noting that the clinic was efficient and minimally impacted work and family obligations. Hospital leadership, including the health care professionals from each participating department, continue to show support and collaborate to create a seamless experience for donor candidates attending the One-Day Clinic.Limitations: Clinic spots are limited, meaning some interested donor candidates may not be able to enter a One-Day Clinic the same month they come forward.Implications: This patient-centered quality improvement intervention is designed to improve the efficiency and experience of the living kidney donor evaluation, result in better outcomes for kidney transplant recipients, and potentially increase living donation. Our next step is to conduct a formal evaluation of the clinic, measuring qualitative feedback from health care professionals working in the clinic and donor candidates attending the clinic, and measuring key process and outcome measures in donor candidates who completed the one-day assessment compared with those who underwent the usual care assessment. This program evaluation will provide reliable, regionally relevant evidence that will inform transplant centers across the country as they consider incorporating a similar one-day assessment model. Objectifs du programme: Devenir donneur de rein vivant est difficile, le principal obstacle etant le processus d'evaluation inefficace auquel les candidats doivent se soumettre. Ce processus comporte plus de 30 examens (p. ex. tests de laboratoire et tests diagnostiques), questionnaires et consultations avec des specialistes. Les candidats donneurs font plusieurs visites dans les hopitaux et cliniques, et passent souvent plusieurs mois a attendre des rendez-vous et des resultats de tests. En Ontario (Canada), le delai median pour l'evaluation d'un candidat au don est de pres d'un an. Les temps d'attente plus longs sont associes a de moins bons resultats pour les receveurs d'une greffe renale, ainsi qu'a des couts de soins de sante plus eleves. Un processus d'evaluation plus court et plus efficace des donneurs potentiels permettrait a un plus grand nombre de patients atteints d'insuffisance renale de recevoir une greffe, y compris une greffe preventive (c.-a-d. permettant d'eviter la dialyse). Cet article decrit une intervention d'amelioration de la qualite visant a augmenter l'efficience, l'efficacite et la personnalisation du processus d'evaluation des candidats au don. Nous avons developpe une clinique d'un jour pour l'evaluation des donneurs de reins vivants (One-Day Living Kidney Donor Assessment Clinic), soit une clinique condensee ou les candidats passent tous les tests et consultent un specialiste dans la meme journee.Sources de l'information: La clinique d'un jour pour l'evaluation des donneurs de reins vivants a ete developpee a la suite d'un examen approfondi de la litterature, de la consultation des commentaires de patients ayant donne avec succes et de rencontres avec les dirigeants du programme de transplantation du St Joseph's Healthcare d'Hamilton. Une equipe multipartite a ete formee; celle-ci reunit du personnel soignant en nephrologie, chirurgie de transplantation, radiologie, cardiologie, travail social et medecine nucleaire, ainsi que des patients ayant une experience vecue du don de rein. L'equipe s'est reunie regulierement pendant les etapes de planification pour determiner les objectifs, les parametres et le calendrier de la clinique, ainsi que les criteres de participation et le flux de patients.Methodologie: Les donneurs potentiels qui avaient complete les tests de laboratoire initiaux et qui acceptaient de se soumettre a un processus accelere ont ete evalues a la clinique d'un jour. Si des tests supplementaires etaient necessaires, ceux-ci etaient effectues un autre jour. Les candidats ont ete rencontres par le nephrologue, le chirurgien de transplantation et le coordonnateur des dons environ deux semaines apres leur visite a la clinique pour l'approbation finale. L'equipe multipartite continue de se reunir regulierement pour examiner les commentaires des donneurs, discuter des defis et trouver des solutions.Principaux resultats: La clinique d'un jour, mise sur pied en mars 2019, est en activite depuis quatre ans et permet des ameliorations iteratives grace a la retroaction continue des patients et des soignants. A ce jour, plus de 150 candidats au don ont ete evalues a la clinique. Les commentaires des donneurs sont quasi unanimement positifs (98 % des candidats ont declare etre tres satisfaits de la clinique), la plupart soulignant l'efficacite de la clinique et les consequences minimes du processus sur les obligations professionnelles et familiales. La direction de l'hopital, tout comme les professionnels de la sante des services participants, continue d'appuyer la clinique d'un jour et de collaborer a la creation d'une experience fluide pour les donneurs potentiels qui la frequentent.Limites: Les places a la clinique sont limitees; ainsi, certains candidats au don d'un rein vivant pourraient ne pas pouvoir etre admis dans le mois ou ils se presentent a la clinique.Conclusion: Cette intervention d'amelioration de la qualite axee sur les patients est concue pour augmenter l'efficacite du processus d'evaluation et bonifier l'experience des donneurs de rein vivants. Elle vise egalement a ameliorer les resultats des receveurs d'une greffe renale et, potentiellement, augmenter le don vivant. La prochaine etape sera une evaluation formelle de la clinique, c'est-a-dire la mesure de la retroaction qualitative des professionnels de la sante qui y travaillent et des candidats au don qui la frequentent, et l'analyse des processus cles et des resultats des candidats evalues a la clinique d'un jour par rapport a ceux qui suivent le processus d'evaluation habituel. Cette evaluation du programme fournira des donnees probantes fiables et propres a la region qui pourront informer les centres de transplantation de tout le pays qui envisagent d'integrer un processus d'evaluation similaire.