PTSD diagnoses among Iraq and Afghanistan veterans: comparison of administrative data to chart review.

To guide budgetary and policy-level decisions, the U.S. Department of Veterans Affairs (VA) produces quarterly reports that count the number of Iraq and Afghanistan veterans with International Classification of Diseases, 9(th) Revision, Clinical Modification (ICD-9-CM) codes for posttraumatic stress disorder (PTSD; 309.81) in their electronic medical record administrative data. We explored the accuracy of VA administrative data (i.e., diagnostic codes used for billing purposes), by comparing it to chart review evidence of PTSD (i.e., medical progress notes and all other clinical documentation contained in the entire VA medical record). We reviewed VA electronic medical records for a nationwide sample of 1,000 Iraq and Afghanistan veterans with at least one ICD-9-CM code for PTSD in their VA administrative data. Among veterans sampled, 99.9% had 2 or more ICD-9-CM codes for PTSD. Reviewing all VA electronic medical record notes for these 1,000 veterans for the full course of their VA health care history revealed that PTSD was diagnosed by a mental health provider for 89.6%, refuted for 5.6%, and PTSD was never evaluated by a mental health provider for 4.8%. VA treatment notes for the 12 months preceding chart review showed that 661 veterans sampled received a VA PTSD diagnosis during that 12-month timeframe, and of these 555 were diagnosed by a mental health provider (83.9%). Thus, the presence of an ICD-9-CM code for PTSD approximated diagnoses by VA mental health providers across time points (89.6% for entire treatment history and 83.9% for 12 months prior to chart review). Administrative data offer large-scale means to track diagnoses and treatment utilization; however, their limitations are many, including the inability to detect false-negatives. Resumen Para guiar las decisiones a nivel presupuestario y politico, el Departamento para Asuntos Veteranos (VS), emite reportes trimestrales que informa sobre el numero de veteranos de Iraq y Afganistan que presentan TEPT, de acuerdo a la Clasificacion Internacional de Enfermedades, en su 9 (a) Revision, Modificacion Clinica (CIE-9-MC) codigo (TEPT [309.81]). Exploramos la precision de la informacion administrativa (por ejemplo: codigos diagnosticos para proposito de facturacion), comparando la evidencia de TEPT en la revision de fichas clinicas, (por ejemplo, evoluciones medicas y de toda la documentacion clinica existente en el registro medico de Asuntos Veteranos). Chequeamos los registros medicos electronicos de Asuntos Veteranos de una muestra de 1000 veteranos de Iraq y Afganistan a nivel nacional, que al menos tuvieran un codigo para TEPT de acuerdo a la CIE-9- MC de la informacion administrativa. De la muestra 99,9% tenian 2 o mas codigos para TEPT de acuerdo a CIE-9-MC. Revisando todos los registros medicos evolutivos electronicos, de Asuntos Veteranos, para estas 1000 personas, se revelo que TEPT fue diagnosticado por un medico de salud mental en un 89,6%, refutado en un 5,6 % y un 4,8 % nunca habia sido evaluado por medico. Las anotaciones de tratamiento de Asuntos Veteranos, en los 12 meses que precedieron a la revision de fichas clinicas mostraron que 661 de la muestra de 1000, recibieron el diagnostico de TEPT durante ese periodo y de estos un 83,9 % fueron diagnosticados por un medico de salud mental, 555 personas. Asi la presencia de codigo de diagnostico aproximado para TEPT, de acuerdo a CIE-9-MC, realizado por proveedores de salud mental de Asuntos Veteranos, a traves del tiempo senalan (89,6% en todas las historias de tratamiento y 83,9% 12 meses previo a la revision de los registros medicos). La informacion administrativa ofrece a gran escala una pista de diagnosticos y de utilizacion de tratamientos, pero tiene muchas limitaciones, incluida la inhabilidad de pesquisar falsos negativos.